Binnen een raad is een goede samenwerking belangrijk om werk gedaan te krijgen. Hier zijn enkele voorwaarden aan verbonden. Zo moet de sfeer binnen het team goed zijn en moet men begrip hebben voor elkaar. Annemieke Poiesz van cliëntenraad Noord-Holland Noord heeft dit binnen de raad bereikt door met haar raad deel te nemen aan twee DISC-scholingen. George van de Poel, voorzitter van de cliëntenraad West-Brabant en Zeeland, houdt binnen zijn raad individuele gesprekken met ieder lid.

George ziet het als een van zijn taken als voorzitter om de raadsleden zoveel mogelijk te betrekken bij wat er speelt binnen de raad. Samenwerking vereist namelijk dat alle deelnemers betrokken zijn bij waar samen aan moet worden gewerkt. Annemieke is zelf geen voorzitter, maar kwam tot de conclusie dat mensen het beste betrokken konden worden door een betere sfeer te creëren binnen de raad. En door de leden de middelen te geven om beter om te kunnen gaan met de verschillende persoonlijkheden die in zo’n raad zitten. Zij zijn beide van mening dat voor een goede interne samenwerking het belangrijk is dat mensen elkaar kennen.

Gedragsstijlen

Annemieke hielp binnen haar raad mee met het initiëren van het onderwerp DISC, (Dominantie, Invloed, Stabiliteit, Conformisme) gebaseerd op eerdere positieve ervaringen die zij hiermee had in haar vorige baan. De samenwerking in de cliëntenraad vond zij eerst niet erg plezierig. Annemieke: ‘Mensen kenden elkaar nauwelijks. Het contact was erg zakelijkheid. De dynamiek was niet gebalanceerd; sommige leden waren erg dominant, andere leden hoorde je bijna niet.’ De DISC-scholing kon volgens Annemieke helpen om dat toch te verbeteren.

‘DISC’, legt Annemieke uit, ‘is een methodiek die inzicht geeft in zowel eigen karaktereigenschappen als karaktereigenschappen van anderen. Deze eigenschappen krijgen daarbij een kleur. Door elkaar beter te leren kennen en te leren wat voor type iemand is, leren mensen ook hoe zij beter met elkaar kunnen samenwerken.’

Na twee scholingsdagen te hebben gehad, is volgens Annemieke de samenwerking duidelijk verbeterd en is het onderlinge contact ook plezieriger geworden binnen de raad. Annemieke: ‘Mensen kennen elkaar wat beter en ze lunchen ook wat langer samen, na afloop van de vergaderingen. Het contact is daardoor niet alleen maar zakelijk, maar ook persoonlijker geworden. En mensen zijn meer bereid om zich uit te spreken. De trainingen hadden dus een erg positief effect. Op dit moment is er al een derde training ingepland, omdat we denken dat we er zeker nog wat uit kunnen halen voor de cliëntenraadsleden van Noord-Holland Noord.’

Relationele sfeer

Ook George is momenteel erg tevreden met de gang van zaken in zijn raad. Als voorzitter ziet hij het als zijn rol de relationele sfeer onderling goed te houden en waar nodig geeft hij sturing. Binnen zijn raad heeft hij jaarlijks, samen met de adviseur, met ieder lid afzonderlijk een gesprek. Daarin vraagt hij aan iemand hoe het gaat, waar hij of zij eventueel tegenaan loopt en bespreekt hij dingen die opvallen. Op deze wijze probeert George zo goed mogelijk voeling te hebben met de leden. Om zo meer begrip te krijgen in het denken, het doen en de behoeften van iedereen. Hij vindt deze gesprekken plezierig en heeft het vermoeden dat de leden het ook fijn vinden. Annemieke is in haar raad ook bekend met soortgelijke individuele gespreksmomenten en zij ervaart deze ook als positief.

Wel stelt George dat het lastig was om afgelopen jaar structuur te krijgen binnen de raad. George: ‘In het verleden zaten er mensen in de raad die de commissies en de werkgroepen* draaiend hielden. Dat ging best wel goed. Maar die mensen zijn vanwege hun aflopende termijnen gestopt. De instroom van nieuwe mensen samen met de bijkomende verandering om vaste werkgroepen en commissies op te heffen, leek niet voor onze raad te werken.’ Inmiddels zijn de commissies weer terug en heeft iedereen binnen de raad ook een opdracht waar hij of zij aan werkt. Daarmee is ook de structuur binnen de raad weer terug.’ Annemieke vult aan: ‘Voor mensen is het nu ook wat makkelijker om zich bij een of meerdere commissies aan te sluiten. George merkt daarbij op: ‘De commissies hebben een opdracht en zoeken daarbij de mensen die zij denken nodig te hebben om hun taak zo goed mogelijk te doen.’

Praktijkervaringen

Binnen het kader van samenwerking met andere raden en het UWV ziet George graag verbetering hiertussen. Daarbij merkt hij op dat de zaken waarmee hij zich wil bemoeien eigenlijk meer bij de Centrale Cliëntenraad** liggen. De decentrale raden kunnen volgens hem moeilijk een invloedrijke bijdrage leveren en daar zou hij graag verandering in willen zien***. Annemieke hoopt op een betere samenwerking met de Centrale Cliëntenraad. Zij merkt dat de communicatie vanuit de Centrale Cliëntenraad richting de decentrale raden nogal stroef kan zijn. Ook vindt ze dat de Centrale Cliëntenraad tijdiger kan reageren op ingediende voorstellen.

Verder zou George ook liever met medewerkers van het UWV in gesprek gaan, want zij kunnen het beste aangeven hoe de verschillende regels en protocollen invloed hebben op het functioneren in de praktijk. George: ‘Het is al eens gebeurd dat ze in mijn raad met medewerkers konden praten.’ George beschouwt die ervaring als plezierig en merkte dat de medewerkers het ook fijn vonden. Ook Annemieke zou in haar raad meer contact willen met de UWV-medewerkers. Zo zou zij onder andere willen weten of UWV de klanten met weinig geld attent maakt op de voorzieningen en toeslagen die beschikbaar zijn. ‘Het is belangrijk dat die communicatie er is.’

• * Een commissie is een vaste groep mensen die een divisie in de gaten houdt, bijvoorbeeld Sociaal Medische Zaken (SMZ). Een werkgroep geeft UWV advies over een specifiek onderwerp.
• ** De Centrale Cliëntenraad geeft UWV advies over beleid en de decentrale raden geven UWV advies over de uitvoering.
• *** De Centrale Cliëntenraad probeert door middel van werkgroepen, zoals de minimawerkgroep en de werkgroep ervaringsdeskundigheid, raadsleden uit de decentrale raden te betrekken op landelijke onderwerpen die spelen. Deze werkgroepen zijn een nieuwe vorm van samenwerken tussen de Centrale Cliëntenraad en de decentrale raden.